Timerne hjem samme dag. Fakturaen ud i denne uge.
Syv steder, hvor et system holder op med at være en udgift og bliver til penge på kontoen. Alt herunder er med i abonnementet. Der er intet at købe til.
Slut med sedler i bilen fredag eftermiddag
Svenden skriver timerne på stedet. Tre tryk, og de ligger på den rigtige sag. Overtid, tillæg og lønarter følger jeres egne regler, så bogholderen ikke skal gætte eller rette bagefter.
- Normaltid, overtid og tillæg pr. lønart
- Egne satser pr. medarbejder pr. lønart, for svenden og lærlingen er ikke ens
- Kilometer pr. sag efter statens takster
- Akkord og timeløn på samme sag
- Diæt, udlæg og tillæg med kvittering fra kameraet
- Ferie og fravær søges i appen og godkendes på kontoret
- Rettelser med spor, så I ser, hvem der ændrede hvad
Kunden ringer om et halvt år. Svaret ligger på sagen!
Alt om sagen ligger samme sted: aftalen, forbruget, billederne før og efter, KS-skemaet. Ingen leder i en mailtråd eller ringer til en svend, der har fri.
- Sager og delopgaver med egen økonomi
- Favoritvarer i egne mapper, så svenden ikke leder i tusind varenumre
- Materialer fra varekartoteket, eller stregkoden scannet
- Billeder, noter og PDF direkte fra telefonen
- Kontaktpersoner og leveringsadresser på kunden
- Servicerapport og arbejdsseddel som PDF, kunden kan få den med
- Interne sager til værksted, møder og oprydning
I får holdet ud ad døren om morgenen
Morgendagens opgaver fordeles på folkene, og de ser ændringen på telefonen med det samme. Ingen ringerunde klokken syv for at fortælle, hvem der skal hvorhen.
- Kalender med opgaver pr. medarbejder i dag, uge eller måned
- Serviceaftaler melder sig 30 dage før, så I kan ringe kunden op og få besøget i kalenderen
- Løse opgaver ligger i planlægningsbakken som noter, til de bliver lagt på en medarbejder og en dag
- Ufærdige opgaver kan flyttes til dagens dato automatisk
- Vagtordning: Hvem har tilkaldevagt, og hvornår skifter den
- Opgaver kan lægges i medarbejderens Outlook-kalender
I kan se, om ugen har tjent penge
En svend med 37 timer ser fint ud, indtil I opdager, at 15 af dem lå på interne sager. Ved godkendelsen står faktureringsgraden pr. medarbejder som et farvet tal, med jeres egne grænser for grøn, gul og rød.
- Godkend dag og attestér før løn
- Faktureringsgrad pr. medarbejder med egne tærskler
- Overblik over sagens forbrug mod budget
- Igangværende arbejder: hvad der er registreret, men ikke faktureret endnu
- Luk perioden efter løn, så ingen retter bagud i en afsluttet måned
- Godkend ferie- og fraværsansøgninger
- Ferie- og afspadseringssaldi pr. medarbejder
- Roller og licenstyper styrer, hvad hver medarbejder kan se
Papirerne er i orden, før kontrollen spørger
At bygge en KLS- eller vådrumsliste selv koster en halv dag og kræver, at I kender kravene. Vælg i stedet jeres fag og hent en færdig ind. Den bliver jeres egen kopi, som I kan rette i.
- El: slutkontrol og sikkerhed (KLS / L-AUS)
- VVS: varmepumpe, kedel og brugsvand (KS)
- Murer: vådrumssikring, lovpligtig KS
- Tømrer: montering af vinduer og døre
- Maler: indvendigt malearbejde, slutkontrol
- Punkter kan gøres påkrævede, så opgaven ikke lukkes halvt
I ved, hvad der sidst blev lavet på anlægget
Servicerer I varmepumper, kedler, ventilation eller tavler: Den medarbejder, der kommer ud næste gang, kan se typeskiltet, hvad der blev skiftet sidst, og hvilke punkter der skal tjekkes. Også hvis det var en anden svend.
- Stamkort pr. anlæg med kunde og placering
- Tjeklister, der auto-oprettes på nye opgaver
- Tidslinje: Hvem var der, hvad blev lavet, hvad blev skiftet
- Reservedele og forbrug bundet til anlægget
- Billeder og dokumenter: typeskilt, målerapport, manual
Fakturaen ud, mens arbejdet er friskt
Fakturaen bygges på de timer og materialer, der faktisk er godkendt, ikke på hukommelse. Og leverandørens faktura lander på den sag, materialet blev brugt på, med jeres avance lagt på automatisk. Så ryger grossistregningen ikke videre til kunden til indkøbspris.
- Tilbud skrives, sendes og bliver til en sag ved accept
- Fakturakladde bygget på godkendte timer og materialer
- E-faktura ud via NemHandel og Peppol, også EAN til kommuner og regioner
- Grossistfakturaen kommer selv ind, som e-faktura eller på mail, og lægges på sagen, med sagsnummeret læst ud af bilaget
- Avancen lægges på selv efter jeres regler pr. leverandør og prisinterval
- Bilaget matches på CVR, og I ser, hvem der har bestilt
- Passer beløbet ikke med linjerne, får bogholderen en advarsel før bogføring
- FIK-betalingslinje på fakturaen, så indbetalingen kan afstemmes
- Fakturaarkiv med PDF, så I kan finde bilaget om to år
Og det tekniske, kort
Registreringer gemmes på telefonen og sendes, når der er dækning igen. Fejler noget, står det på en liste. Det forsvinder ikke i stilhed.
Scan varenummeret på emballagen i stedet for at skrive det.
Adressesøgning på officielle danske adressedata, så stavefejl ikke rammer sagen.
Finger eller ansigt på både iPhone og Android.
Appen skifter sprog pr. medarbejder, også for udenlandske folk på pladsen.
Samme app. Tablet får et bredere layout til dem, der sidder i bilen med skærmen.
Hostet i EU med databehandleraftale og daglig backup.
Jeres udvikler kan hente data og få besked, når noget sker. Dokumentationen ligger i portalen.
Adgangen følger licensen, så en svend kan ikke ved et uheld komme ind på kontorfladen.
Skriv firmanavnet, og adresse og CVR-nummer kommer selv med fra registret.
Faktura, tilbud og rapporter med jeres logo og jeres egen opsætning.
Hæng en skærm op i værkstedet: dagens folk, sager og faktureringsgrad, uden login.
Ekstra kode ved login for dem, der kan se hele firmaets tal.